Varmuuskopiolla tarkoitetaan tiedon tallettamista useaan paikkaan sen sijaan, että se olisi vain yhdellä tallennusvälineellä, esimerkiksi kovalevyllä tai levykkeellä. Varmuuskopiolla varmistetaan tiedonsaanti, jos syystä tai toisesta alkuperäinen tallenne tuhoutuu.
On olemassa useita syitä, joiden takia tieto voi tuhoutua. Käyttäjä voi vahingossa tyhjentää levynsä tai poistaa väärän tiedoston. Lisäksi koneen kiintolevy tai tallennusväline yleensäkin voi yksinkertaisesti rikkoutua; ikuista tallennusvälinettä ei olla tähän päivään mennessä keksitty ja tuskin keksitäänkään. Samaan sarjaan voidaan laskea myös laitteen varastaminen. Tällöinkään ei alkuperäinen data ole saatavilla ja on tultava toimeen varmuuskopiolla.
Varmuuskopiointa on syytä tehdä riittävän usein, jotta varmistettu kappale on mahdollisimman tuoretta. Useissa tapauksissa on myös mielekästä tehdä useita eri kappaleita varmuuskopiosta. Voihan se varmistuskin olla rikkinäinen. Lisäksi on syytä säilyttää varmuuskopioita eri paikassa kuin tietokonettaan.
Lähtökohtaisesti kannattaa varmistaa ainakin omat työtiedostot. Ohjelmistahan on olemassa asennuslevyt, joten käyttöjärjestelmän ja ohjelmat saa aina niiltä palautettua. Joskus voi kuitenkin olla perusteltua ottaa varmistus koko levystään, jolloin on helppoa palauttaa järjestelmä entiselleen palauttamalla koko varmistus kerrallaan.
Windows tallettaa kaikki asetustietonsa rekisteriin, joka on keskitetty tietokanta kaikkien ohjelmien asetuksille. Joskus on aiheellista tehdä varmuuskopio rekisteristä, jolloin rekisterin seotessa saadaan kone jälleen käyntiin. Huomaa, että rekisterin varmuuskopio on tehtävä uudelleen uusien ohjelmien asentamisen taikka vanhojen poistamisen jälkeen. Varmuuskopion on siis vastattava olemassaolevaa tilannetta.
Microsoft kertoo lisää rekisteriin liittyvää tietoa osoitteessa http://support.microsoft.com/default.aspx?scid=kb;FI;256986. XP osaa pitää kirjaa järjestelmän muutoksista ja siinä voi tarvittaessa palauttaa toimivan version rekisteristä.
Varmistusten tekeminen on säännöllistä toimintaa. Se, kuinka usein varmistuksia tulee ottaa, riippuu siitä, kuinka usein tiedot muuttuvat. Paljon dataa tuottavan on otettava varmistukset joka päivä, muille riittää harvemminkin, esimerkiksi kerran viikossa.
Varmistamisen voi helposti automatisoida käyttöjärjestelmän omilla työkaluilla. Windowsissa sen voi tehdä ajastetuilla toiminnoilla, Linuissa vastaava menee esim. crontab-ohjelmalla.
Pienien tiedostojen kopiointiin yksinkertaisin ja halvin vaihtoehto on levyke. Kuitenkin nykyiset työtiedostot, jopa erilaiset tekstinkäsittelyohjelmilla tuotetut dokumentit, jos niissä on kuvia mukana, ovat varsin suuria. Näitä on varsin hankala levykkeille tallettaa, korkeintaan voi yrittää pakkaamalla. Lisäksi levykkeet tuntuvat nykyisin olevan varsin epävarmoja talletusvälineitä. Lukuvirheitä esiintyy kovin usein.
Palvelimia varmistetaan usein nauha-asemalle. Tällöin varmistustiedosto tallettuu kasettinauhalle. Kotikäyttäjän ei kannata kuitenkaan tällaista kotiinsa hankkia, ellei varmistustarve ole jostain syystä poikkeuksellisen suuri. Kotikäyttäjälle paras vaihtoehto tänä päivänä on kirjoitettava cd-levy. Niistä jopa uudelleen kirjoitettavat (RW, re-writable) ovat nykyään varsin edullisia (hinta pyörii euron tienoilla kappale). Kirjoittava cd-asemakaan ei ole mikään kallis hankinta, sellainen tulee nykyisin varsin usein jo itse koneen mukana perusvarustuksena.
Tavallisen CD:n rinnalle on tullut nyt myös DVD. Sen tallennuskapasiteetti on moninkertainen verrattuna normaaliin CD-asemaan.
USB-liittimeen liitettävä kiintolevy on myös käyttökelpoinen varmistusmedia, samoin vaihtolevykelkkaan kiinnitettävä levy.
Erilaiset zip-levyt ovat jäämässä käytöstä pois. Siksi niiden hankinta varmistusvälineeksi ei ole enää kovin perusteltua.
Varmistusmedioita tulisi aina säilyttää eri paikassa kuin tietokonetta. Näin ollen esimerkiksi tulipalon sattuessa olisi todennäköisempää, että vain toinen menetettäisiin. Joka tapauksessa, jos tämä ei ole mahdollista, niin sitten huoneenlämmössä mahdollisimman tasaisissa olosuhteissa. Ei siis missään tapauksessa ikkunalla auringonvalossa!
Tarvittaessa on järkevää hankkia paloturvallinen säilytyslaatikko varmistuksille. Varsinkin yksityisyrittäjälle tällainen on perusteltu hankinta.