Sähköpostin lähettäminen on helppoa. Se on niin helppoa, että kuka tahansa, kuka saa sähköpostiohjelman (Outlook, Thunderbird, Evolution, pine,...) käyttöönsä, osaa lähettää sitä. Toinen asia on, osaako sähköpostia lähettää oikein. Vastaanottajana olet todennäköisesti saanut joskus sähköpostiviestejä, joissa seuraavat asiat toteutuvat:
Tämän dokumentin tarkoitus on kertoa erinäisiä perusteltuja asioita liittyen sähköpostin lähettämiseen ja siihen vastaamiseen.
Kun käyttäjä saa ensimmäisen sähköpostinsa ja kun tulee ensimmäinen mahdollisuus lähettää sähköpostia, tulee helposti ajatelleeksi, että olisi kiva vaihtaa fonttia otsikoissa ja liittää tekstin sekaan kuvia. Tosiasiassa tämä varmaankin voisi olla ihan kiva juttu, mutta kun maailma on täynnä sähköpostiohjelmia, eikä koskaan voi tietää sitä, millaisella ohjelmalla se vastapuoli niitä postejaan lukee, niin näiden laittaminen viestiin on pahimmillaan varsin kyseenalaista.
Tietenkin, jos käytetäåän saman työpaikan sisäistä sähköpostia, voidaan lähteä siitä, että kaikki ne asiat, joita sähköpostijärjestelmä tukee, voidaan käyttää. Mutta jos viestin vastaanottajan sähköpostijärjestelmä onkin tuntematon, miten silloin pitää toimita?
Seuraava ohje on varsin selkeä ja ymmärretävä, sitä kannattaa noudattaa:
Koska et voi yleensä koskaan tietää, millaisella ohjelmalla viestin vastaanottaja lukee sähköpostiviestisi, et voi käyttää sen lähettämiseen kuin paljasta tekstiä!
Jos viestejä lähetellään pienessä kaveriporukassa tai firman sisällä, jossa on sovittu, mitä sähköpostiohjelmaa käytetään, tilanne on tietysti toinen. Tällaisessa tavallaan suljetussa piirissä HTML-koodi soveltuu käytettäväksi, jos se on hyväksytty yhteisesti käytettäväksi. Jos taas lähetetään postia muualle, silloin pitää muistaa ottaa HTML pois päältä
Edellämainittu laatikossa oleva kommentti pätee varsinkin news-keskusteluissa. Niissä viestit ovat julkisia ja niitä luetaan parhaimmassa tapauksessa ympäri maailmaa. Miten voit mistään tietää, millä ohjelmalla esim. dosentti Smith MIT:stä lukee newsejä? Ethän tiedä edes sitä, millaisessa käyttöympäristössä ja missä käyttöjärjestelmässä toimivalla ohjelmalla hän news-alueita lukee.
Milloin viimeeksi sait viestin, joka sisälsi jonkun seuraavista otsikoista?
Subject: Hei!
Subject: Asiaa...
Subject: Moi !!!!
Ensimmäinen asia, mikä tulee vastaan niin viestiä kirjoitettaessa kuin sitä lukiessaan, on otsikko. Kun kirjoitetaan viestin vastaanottajat, kunnollinen sähköpostiohjelma vie kursorin tab-näppäimellä riville, johon pitää kirjoittaa viestin otsikko.
Viestin otsikon tulee kertoa lyhyesti jotain sen viestin sisällöstä. Lyhyt, yhden sanan tervehdys on oikea otsikko vain ja ainoastaan silloin, jos todellakin aiot vain lähettää vastaanottajalle tervehdyksen. Jos viesti sisältää asiaa, sitä samaa asiasisältöä on syytä odottaa myös viestin otsikoltakin.
Anna viestillesi siis aina sellainen otsikko, joka kuvaa sähköpostiviestin sisältöä! Kunnollisella otsikolla varustetut viestit tulevat varmemmin luettua!
Otsikon jälkeen päästäänkin viestin sisältöön. Sisältökään ei ole ollenkaan yhdentekevää. Sähköposti- kuten muussakin viestinnässä on tärkeää tulla ymmärretyksi, siispä mieti nyt ainakin seuraavia asioita:
Viestiin vastataan painamalla sähköpostiohjelman reply- (vastaa) nappulaa ja kirjoitetaan vastaus. Näinhän se periaatteessa menee, mutta totuus onkin paljon ihmeellisempi asia: pitäisi nimittäin osata jossain tilanteessa lainata alkuperäistä viestiä ja vieläpä tehdä se oikein!
Ensimmäinen periaate on, että lainauksen tulee erottua uudesta tekstistä. Sen takia se yleensä erotetaan tähän tyyliin:
>Tämä tässä on lainattua tekstiä.
>Jokaisen rivin alussa on siis tuollainen suurempikuin-väkänen.
>Näin kun toimii, kaikki erottavat sen, mikä on omaa ja mikä lainattua.
Ihan oikein. Vastaus kirjoitetaan sitten lainauksen perään ja jätetään yksi
tyhjä rivi väliin, jotta oma teksti varmasti erottuisi.
Yllä mainitun lainaustavan onnistuminen edellyttää sitä, että käytettävä postiohjelma osaa nuo väkäset laittaa. Kuitenkaan kaikki ohjelmat eivät osaa, sillä ne käsittelevät kappaleita eri tavoin. Esimerkiksi Outlook ja GroupWise laittavat rivinvaihtomerkin vain jokaisen kappaleen loppuun kun käyttäjä sen sinne itse laittaa. Tästä seuraa sitten se, ettei sähköpostiohjelmat osaa laittaa noita väkäsiä oikein, vaan lainaus näyttää sitten tältä:
>Kas näin. Tällä tavoin voi myös käydä, eli tämä koko ritirimpsu
onkin ihan kokonaan samaa kappaletta. Näin ollen ei noita väkäisiä
saakaan ihan joka rivin alkuun. Itse niitä ei kannata sinne laittaa,
sillä tällaisessa tapauksessa tekstin rivittyminen johtuu siitä,
kuinka leveä teksti-ikkuna lukijalla on. Muilla leveyksillä käy
sitten niin, että väkäset menevät ties minne tekstin sekaan eikä
seuraavalla lukijalla sitten ole enää mukavaa...
>
Suosittelisin tällaisessa tapauksessa seuraavaa: Katso, että tekstin alussa
on väkänen ja tekstin loppuun lainauksen jälkeen laitetaan yksi oma väkänen,
jos sähköpostiohjelma ei ole sitä tehnyt ja kirjoitetaan vastaus sitten niin,
kuin se on tässä esimerkissä kirjoitettu.
Näiden lisäksi on olemassa sähköpostiohjelmia (esim. GroupWise), joka viestiin vastatessa liittää koko aiemman viestin vastausviestin loppuun ja kursori vilkkuu sitten odottamassa kirjoitusta viestin alussa:
Ja tänne ollaan kirjoittamassa vastausta...
>>> Ilpo Kuivanen 20.3.2001 8:50:59 >>>
Ja täällä, yllä olevan kaltaisen otsikon alla on sitten kokonaisuudessaan se
viesti, jonka on siis kirjoittanut tuossa otsikossa näkyvä henkilö ja tähän
mokomaan viestiin sitten ollaan vastaamassa...
Nyt herääkin kysymys, miten tällaisessa tapauksessa toimitaan? Mielestäni kun kerran ohjelma sitä ehdottaa, on luonnollista kirjoittaa oma teksti heti viestin alkuun. Jos kirjoittaa omaa tekstiä lainauksen väliin, se erottuu erinomaisen hankalasti. Pitää siis muistaa, ettei yleisessä sähköpostituksessa saanut käyttää kuin pelkkää tekstiä, joten mitään lihavointeja, kursivointeja tms. ei saa käyttää.
Yleensäkin, tuki käyttämäsi sähköpostiohjelma mitä tapaa tahansa, kannattaa aina selata koko viesti läpi, ettei jää mitään havaitsematta. Usein, kun tottuu johonkin tiettyyn menettelytapaan, jää helposti havaitsematta, että on olemassa muitakin tapoja toimia. Toivottavasti tämän dokumentin lukemisen jälkeen ei enää jää.
Nyt onkin jäljellä yksi asia: mikä on sähköpostiviestissä oman ja lainatun tekstin suhde? Lähtökohtana voidaan pitää sitä, että vastauksessa on enemmän omaa kuin lainattua tekstiä. Joskus on esitetty jopa tällaista suhdetta: enintään 1/3 lainausta ja vähintään 2/3 omaa tekstiä.
Mitään tarkkoja rajoja ei kuitenkaan voida esittää. Lähtökohtaisesti voidaan kuitenkin sanoa, että lainataan vain ja ainoastaan se tarpeellinen osa, mihin vastaus kohdistuu ja karsitaan loput pois. Mieluummin liian vähän kuin liikaa lainausta. Sillä viestin lähettäjällä on yleensä se alkuperäinen viesti tallessa, joten hän voi kyllä katsoa sieltä, mitä tuli tarkalleen kirjoitettua, jos hän ei asiaa aivan tarkkaan muista.
Myös siinä tapauksessa, että ohjelma heittää lainauksen viestin loppuun, sitä loppuhäntää on perusteltua karsia pois. Ei siellä esim. millään edellisen kirjoittajan tervehdyksellä ja mahdollisesti monen rivin allekirjoituksella enää mitään tee. Ja mieti huviksesi: kuinka mukavaa on lukea viestiä, jossa on pari kuvaruudullsta lainausta ja lopussa tai alussa rivi omaa kommenttia?
Eräänä kauniina päivänä valmistut ja haluat myydä kaikki vanhat oppikirjasi. Avaat sähköpostiohjelman ja valitset oppilaitoksen osoitekirjasta kaikki mahdolliset osoitteet. Menikö oikein? Ei todellakaan mennyt. Meni spammaamisen puolelle ja rankasti. Oikea osoite myynti-ilmoituksellesi olisi ollut oppilaitoksen ilmoitustaulu tai sitten asiaan sopiva news-alue, vaikkapa sfnet.tori.myydaan.muut tai sitten oppilaitoksen sisäiset news-alueet. Jos nämä eivät olleet sinulle tuttuja paikkoja, niin sitten ilmoituksen voi laittaa vaikkapa paperilapulla ilmoitustaululle, muttei koskaan enää kaikkien postilaatikkoon.
On tietenkin tilanteita, jolloin viestin pitää tavoittaa useita lukijoita. Tällöin on kuitenkin erittäin tärkeää miettiä viestin kohderyhmä tarkkaan eikä lähettää viestiä summanmutikassa kaikkiin mahdollisiin osoitteisiin. Tällainen summittainen massapostittaminen vie viestistä tehon eikä vain tästä viestistä, vaan useasta seuraavasta lähettämästäsi viestistäkin. Kuka viitsii lukea edes asiallisia viestejäsi, jos 99% viesteistäsi menee sellaisille henkilöille, joita asia ei koske ollenkaan?
Muista aina massapostituksissa pohtia, ketä viesti todella koskee ja kelle se pitää todella lähettää. Turha massapostittaminen koetaan negatiivisena asiana, "spammina".
Sivu http://support.stadia.fi/teli/tiedotteet/spam.html kertoo sen, miten Stadian ylläpito suhtautuu joukkopostittamiseen. Toimitko sinä näin?
Mauno Ahonen, Yo, pa, jne
Extended Software Specialist
Erikoissovellusspesialisti
Foo Software Oyj
Kuusitie 6
66666 KUUSIKKO
puh. 09-1234567
060-999999 (kännykkä)
tel. +358-9-12345678
+358-60-999999 (mobile)
fax. 09-2234567
fax +358-9-2234567
email: mauno.ahonen@jossain.fi
Tunnistitko oman allekirjoituksesi tuosta? Jos tunnistit, oletko nyt aivan varma, että joku jaksaa tuon ritirimpsun ihan oikeasti tuosta lukea loppuun asti? Uskotko lisäksi olevasi niin tärkeä ihminen, että joku, jolle lähetät viestejä, haluaa lähestyä sinua hetimiten joko puhelimella tai tavallisella postilla? Entä odotatko mahdollisesti joulukorttia? Entä miksi jotakuta kiinnostaisi tietää oppiarvosi?
On tietenkin kohteliasta laittaa viestiin allekirjoitus. Se, mitä siihen laitetaan, onkin toinen juttu. Ensinnäkin se riippuu siitä, kelle viesti lähetetään. Parhaalle kaverille on ihan turhaa laittaa mitään kovin virallista, toisaalta virallisempaan sähköpostiviestintään ei kanna tarjota mitään "Terveisin Mane"- tyylistä allekirjoitusta. Tuskin kukaan on sinunkauppoja tehnyt jokaisen sähköpostituttavuutensa kanssa. Onneksi nykyiset sähköpostiohjelmat osaavat käsitellä useita vaihtoehtoisia allekirjoituksia, joten aina voi valita tilanteeseen parhaiten sopivan allekirjoituksen.
hieman yleisiä vihjeitä allekirjoitukseen
-- " (ilman lainausmerkkejä), eli kaksi tavuviivaa
ja näiden perässä välilyönti. Hyvät posti- ja news-ohjelmat osaavat tästä merkistä
tunnistaa allekirjoituksenYllä mainitun lisäksi ns. vcard-allekirjoitukset eivät ole järkeviä. Ne ovat binäärisiä liitteitä eikä niitä osaa kaikki ohjelmat käsitellä. Muista, ettet edelleenkään tiedä, millaisessa ympäristössä se vastaanottaja postejaan lukee.
Liitetiedostojen avulla voidaan sähköpostiviestin mukana lähettää muuta kuin tekstidataa. Mutta kuten muussakin sähköpostiviestinnässä, liitetiedostoja voi lähettää oikein taikka väärin.
Liitetiedostojenkin tapauksessa pitää olla aina perusteltu tarve lähettää jotain. Turhia liitteitä pitää välttää. Turhia liitteitä ovat sellaiset dokumentit, jotka voisi hyvinkin olla jo itse sähköpostiviestin rungossa. Jos lähetetään esimerkiksi sivun-parin mittaisia Word-dokumentteja aivan perusasetuksilla, tällaisen voi aivan hyvin laittaa viestin runkoon eikä liittää erikseen liitteeksi.
Word-dokumenteissa piilee lisäksi virusvaara. Wordin makrokieli on ilmaisuvoimaisena kielenä hyvin otollinen alusta virusten kirjoittajille. Jos dokumentteja pitää lähettää liitteinä, se kannattaa tehdä lähettämällä dokumentit jossain sellaisessa formaatissa, jolla ei pysty lähettämään viruksia vahingossakaan. Tällaisia ovat RTF (Rich Text Format) ja PDF (Portable Data Format). Ensin mainitun saa auki käytännössä jokaisella mahdollisella tekstinkäsittelyohjelmalla, jälkimmäinen taas vaatii Adobelta ilmaisen ohjelman, jolla noita voi lukea. PDF:n tekeminen taas onnistuu nykyisin myös muillakin ohjelmilla kuin Adobe Acrobatilla (esimerkiksi OpenOffice-työvälineohjelmisto).
Lisäksi on syytä muistaa, että yksi syy olla lähettämättä Word-dokumentteja on varmaankin se, ettei aina voi olla varma siitä, onko liitteen vastaanottajalla itsellä Word koneessaan. MS:n Office-paketin miltei monopoliasema on näyttänyt sokaisseen ihmiset luulemaan, että kaikki käyttävät Wordia ja MS Officea. Näin ei kuitenkaan ole todellakaan. Esimerkiksi Linux-käyttöjärjestelmä valtaa markkinoita eikä siihen ole olemassakaan MS Officea ja tuskin koskaan tuleekaan. Toisaalta OpenOffice-toimisto-ohjelmistolla saa MS Officen tiedostot auki.
Myöskin liian suuria liitteitä tulisi välttää. Useat palveluntarjoajat ovatkin rajoittaneet suurten liitetiedostojen lähettämistä. Tälle on syynä se, että suuri tiedosto tukkii helposti koko postipalvelimen pitkäksi aikaa. Lisäksi jos vastaanottaja lukee viestiä modeemilinjan takaa, useiden (kymmenien) megatavujen tiedostoliitteen vastaanotto kestää, kestää, kestää, ...
http://www.cs.tut.fi/~jkorpela/meili/index.html
Jukka Korpelan sähköpostiopas. Hyvä yleisohje siihen, mihin kannattaa kiinnittää huomiotaan sähköpostia lähetettäessä.
http://kaip.iki.fi/spam/
Kai Puolamäen kirjoittama dokumentti aiheesta ei-toivottu viestintä internetisssä.
http://www.nixu.fi/~kiravuo/etiketti/
Timo Kiravuon kirjoittama news-etiketti. Hyvää luettavaa myös sähköpostin käyttäjille.