Tietotekniikan perusteet


Harjoitus:
Asiakirjan laatiminen ja muotoilu MS WORD -tekstinkäsittelyohjelmassa

Tässä harjoituksessa käydään läpi tärkeimmät Word-tekstinkäsittelyohjelman ominaisuudet ja työkalut. Vaikka ohje koskeekin Word 2010-versiota, ohjeissa esiintyvät kuvat perustuvat englanninkieliseen ohjelmaversioon Word 2003. Ohjeissa on englanninkielisten valikkotekstien perässä on suluissa vastaava suomenkielinen teksti.

Näissä ohjeissa on luettavuuden parantamiseksi kirjoitettu sekä valikkotekstit/-komennot että asiakirjaan lisättävät tekstit sinisellä.
Kun lopetat työskentelyn, tallenna tiedostot omaan kotihakemistoosi Z:-asemalle.

Etsi koneesi työpöydältä (desktop) Word-kuvake ja käynnistä ohjelma. Ylimpänä näet palkin, josta selviää käytetyn ohjelman ja avoinna olevan tekstin nimi (Document1). Sen alla on valikkopalkki, josta löytyvät yleisimmät komennot. Voit itse lisätä tähän pikavalikkoon omia komentoja näpäyttämällä hiiren oikeaa painiketta minkä tahansa valinnan kohdalla. Kaikki komennot löytyvät valintanauhan välilehdiltä (tabs), osa useammastakin paikasta.

Lyhyt yhteenveto Wordin valintanauhoista
:

  • File valintoihin sisätyy tallennus, mallipohjien valinta, tulostus ja Wordin asetusten muuttaminen.
  • Home -valinnoissa ovat tekstin muotoiluun liittyvät valinnat kuten tekstityyppi ja -koko, kappaleen muotoilu ja palstoitus, lihavointi eli boldface ja italic.
    · Cut (Leikkaa), CTRL+X: leikkaa valitun alueen tekstistä tai valitun objektin leikepöydälle
    · C
    opy (Kopioi), CTRL+C: kopioi valitun alueen tekstistä tai valitun objektin leikepöydälle
    · Paste (Liitä), CTRL+V: liittää leikepöydän sisällön asiakirjaan
    · Find (Etsi), CTRL+F: etsii tekstistä merkkijonoja
    · Replace (Korvaa), CTRL+H: etsii tekstistä merkkijonoja ja korvaa ne toisella merkkijonolla
  • Insert (Lisää) -valintanauhasta voit lisätä dokumenttiisi mm. kuvia, kaavaeditorilla tehtyjä yhtälöitä ja symboleja, piirroksia ja taulukoita.
  • Page layout sisältää sivuasettelut.
  • References sisältää toimintoja, jotka auttavat pitkien tutkielmien teossa, lähdeluetteloiden laatimisessa, jne.
  • Review nauhalta löytyy oikeinkirjoituksen tarkistus ja synonyymisanastot.
  • Help eli avustus tulee esiin kysymysmerkkisymbolista. Suosittelen sen käyttöä lämpimästi.
  • View (Näytä) -valikosta voi valita, miten teksti esitetään näytöllä, ja sen kautta pääsee myös ylä- ja alaviitteisiin. Sieltä löytyy myös viivain (ruler).

  • Undo (Peruuta), CTRL+Z: edellisen toiminnon peruminen, jonka voi tehdä monta kertaa peräkkäin.
  • Pikanäppäinten avulla voit käyttää komentoja nopeasti muutamalla näppäinpainalluksella mistä tahansa tilanteesta. Useimmissa komennoissa tarvitaan kahdesta neljään näppäinpainallusta. Kun aloitat pikanäppäilyn, paina ALT-näppäintä kertaalleen. Jokaisen sellaisen toiminnon kohdalla näkyy näppäinvihje, joka on käytettävissä nykyisessä näkymässä. Valinnassa voi palata takaisinpäin Esc-näppäimellä.


1) Tekstin kirjoittaminen ja muotoileminen

Kirjoita alla olevasta teksti asiakirjaan. Muista, ettet paina ENTER-rivinvaihtonäppäintä ennen kuin kappaleen lopussa. Älä tee tässä vaiheessa turhia rivejä, vaikka alla olevassa tekstissä on tyhjää kappaleiden välissä. Käytä Delete- ja Backspace-näppäimiä virheiden korjailuun.

Jos siirrät tekstin Wordiin leikepöydän kautta (Copy - Paste, Kopioi - Liitä), valitse Wordissa Paste special/Unformatted text (Liitä määräten/Muotoilematon teksti). Word liittää tekstin muuten muodossa "HTML-format", ja tekstiin jää turhia rivinvaihtoja ja muotoiluja.

Wordissa (ja useimmissa muissa tekstinkäsittelyohjelmissa) ENTER lisää kappalevaihdon. Pelkän rivinvaihdon saat näppäinkomennolla SHIFT + ENTER (ei aloita uutta kappaletta). Voit tarkastella kirjoittamaasi tekstiä (mm. rivinvaihtoja, kappaleenvaihtoja, välilyöntejä) valitsemalla Muotoilumerkit (Formatting marks) näkyviin komennolla Alt - H - 8 tai klikkaamalla työkalupalkissa olevaa kuvaketta (ks. kuva 1). Nämä muotoilumerkit eivät tulostu, kun asiakirja tulostetaan.


Kuva 1. Muotoilumerkkien valinta/piilotus

ERIKOISTUMISOPINNOT, 30 op

Erikoistumisopinnot ovat täydennyskoulutusta, jotka tarjoavat insinööreille ja teknikoille mahdollisuuden päivittää oman alansa tietoja tai laajentaa ammatillista osaamistaan uusilta aloilta.

Syksyllä 2009 alkavat erikoistumisopinnot

Alustava tarjonta

Automaatiotekniikka
Maanmittaustekniikka
Mobiiliohjelmointi
Taloteknikkka
Tietoliikennetekniikka
Tietotekniikka
Tuotantotalous

Kaikkien erikoistumisopintojen kokonaislaajuus on 30 opintopistettä (op). Opiskelijan opintojen lopullinen laajuus riippuu hänen opintojaksovalinnoistaan - opiskelija voi rakentaa oman henkilökohtaisen opetussuunnitelmansa tarjolla olevista linjakohtaisista opintojaksoista.

Toteutus

Koulutus alkaa elokuun 2009 lopussa ja päättyy elokuun 2010 lopussa. Opintoaikana on kesätauko. Opetuspaikkana on erikoistumisopinnoista riippuen Metropolian tekniikan yksikkö Vantaalla (Myyrmäki) ja/tai Espoossa (Leppävaara). Lähiopetusta on keskimäärin kolmena arki-iltana viikossa klo 17.00 - 20.30.

Opinnot toteutetaan opetusministeriön rahoittamana. Lukuvuosimaksu on 150 € (ei sisällä opiskelumateriaalia). Maksusta voi hakea kirjallisesti vapautusta työttömyyden vuoksi.

Lisätietoja

Lisätietoja saat koulutuskeskuksesta - soita 020 7553 775 tai lähetä sähköpostia: tuulikki.erla@metropolia.fi

Valitse seuraavaksi hiirellä koko teksti ( Select, All, tai CTRL+A) ja muotoile kirjoittamasi tekstin kappaleet seuraavasti valitsemalla Paragraph Kappale):

· Indentation (Sisennys) Left: 0 cm Right: 0 cm
· Spacing (Välistys) Before: 0 pt After: 12 pt
· Line spacing (Riviväli) Single (1)  

Muuta otsikon "Alustava tarjonta" alla oleva listan muotoilu siten, että rivien väliin ei jää tyhjää. Valitse kuusi ensimmäistä riviä hiirellä ja muuta näille valikossa Paragraph (Kappale):

· Spacing (Välistys) Before: 0 pt After: 0 pt

Muuta seuraavaksi tekstin kirjasinlaji tyyppiin Arial. Valitse koko teksti ( Select All, CTRL+A) ja valitse työkalupalkissa olevasta listasta oikea fontti.

Lisää otsikon "Alustava tarjonta" alla olevaan listaan luettelomerkit ja sisennä lista seuravaasti.

· valitse listasta kaikki 7 riviä
ja valitse sopiva luettelomerkki: Valitse Define New Bullet (Alt, H, U) .
muuta luettelotekstien sisennys
  klikkaa pallukoita hiiren oikealla näppäimellä siten, että ne muuttuvat harmaiksi. Valitse Adjust List Indents ja muuta sivulla asetukset seuraavasti :
Bullet position: 1 cm
Text position: Tab space after 1,5 cm; Indent at 1,5 cm

Sisennä seuraavaksi muut kappaleet (ei otsikoita) samaan tasoon. Siirrä kursori muotoiltavaan kappaleeseen ja määritä sisennys valitsemalla Paragraph (Muotoile - Kappale) seuraavasti:

· Indentation (Sisennys) Left:1,0 cm Right: 0 cm

Toista tämä kaikissa kappaleissa. Nyt asiakirjasi pitäisi näyttää tältä. Vinkki: Voit toistaa edellisen komennon näppäimellä F4.


2) Otsikkotyylien määrittäminen ja muokkaaminen

Voti määrittää asiakirjasi otsikotyylit helposti käyttämällä Wordin valmiita tyylejä. Ulkoisesti samaan tulokseen pääsee muuttamalla otsikoiden fontit käsin, mutta tällöin menettää mm. mahdollisuuden luoda automaattisesti sisällysluettelon. Kun otsikot on muotoiltu otsikkotyylien avulla, voi muuttaa otsikoiden muotoilua helposti jälkeenpäin.

Muuta otsikkojen tyylit seuravaasti:

ERIKOISTUMISOPINNOT, 30 op Heading 1
Syksyllä 2006 alkavat erikoistumisopinnot Heading 2
Alustava tarjonta Heading 3
Toteutus Heading 2
Lisätietoja Heading 2

Tyyli muutetaan valitsemalla otsikon teksti ja sen jälkeen valitsemalla työkalupalkin listasta haluttu tyyli.

Muuta seuraavaksi tyylin Heading 2 ja Heading 3 fontiksi "Courier New". Voit siirtää osoittimen tyylin päälle ja painaa hiiren oikeaa näppäintä. Tai valitse Change Styles ja sieltä Modify styles, jolloin näytön oikeaan reunaan ilmestyy kapea ikkuna (Styles and Formatting). Etsi haluamasi tyyli ja valitse Modify (kuva 5a). Valitse seuravaasta ikkunasta Format - Font (kuva 5b) ja tee tarvittavat muutokset.




Kuva 5a
 


Kuva 5b.
 

Tässä vaiheessa asiakirjasi pitäisi näyttää tältä.


3) Tekstin kopioiminen leikepöydän kautta

Lisää asiakirjaasi sivunvaihto komennolla CTRL+ENTER tai valikosta Insert - Break/Page break.

Käynnistä Internet-selain (Firefox tai Internet Explorer) ja siirry osoitteeseen http://www.yle.fi/uutiset. Valitse etusivulta mielenkiintoinen uutisotsikko ja avaa uutinen klikkaamalla sitä hiirellä. Valitse koko uutisteksti maalaamalla se hiirellä (pidä hiiren vasen nappi pohjassa ja liikuta hiirtä alaspäin). Kopioi teksti leikepöydälle valinnalla Edit - Copy (Muokkaa - Kopioi) tai Ctrl+C.

Liitä kopioimasi teksti asiakirjaan valinnalla Edit - Paste Special (Muokkaa - Liitä määräten). Tässä toiminnossa voit itse valita, missä muodossa leikepöydällä oleva objekti liitetään asiakirjaan. Valitse Unformatted text (Muotoilematon teksti) (ks. kuva 6), joka liittää vain leikepöydällä olevan tekstin (ei kuvia) sillä kirjasintyypillä (fontilla), joka on valittuna Word-asiakirjassa.

Valitse uutistekstin otsikoille sopivat otsikkotyylit tehtävän edellisessä osassa määrittämistäsi tyyleistä.


4) Kuvien lisääminen asiakirjaan

Tehtävän edellisessä kohdassa liitit Internetistä kopioimasi uutistekstin asiakirjaan valinnalla "Unformatted Text", jolloin tuloksena oli pelkkää tekstiä. Lisää seuraavaksi kopioimaasi uutiseen kuvat paikalleen seuraavasti. Jos valitsit uutisen, jossa ei ole kuvia, valitse Internetistä kaksi vapaavalintaista kuvaa ja liitä ne asiakirjaan.

1. Kopioi uutisen kuva leikepöydälle klikkaamalla kuvaa Internet-selaimessa hiiren oikealla napilla ja valitsemalla Copy Image
2. Lisää kuva Word-tekstinkäsittelyohelmassa asiakirjaasi valinnalla Paste)
3. Muuta kuvan asettelua klikkaamalla kuvan päällä hiiren oikealla napilla ja valitsemalla Format Picture (Muotoile kuvaa). Valitse avautuvasta ikkunasta välilehti Layout (Asettelu) ja valitse vaihtoehto Square (Neliö). Siirra kuva hiiren avulla sopivaan paikkaan.
4. Kokeile myös, miten muut asetteluvaihtoehdot (In line with text, Tight, Behind text, In front of text) vaikuttavat kuvan sijaintiin suhteessa tekstiin.

Kuva 7a

Kuva 7b

Voit lisätä asiakirjaan kuvia myös Wordin omasta kuvakirjastosta valitsemalla Insert - Clip Art (Lisää - Kuva - Clip Art) (ks. kuva 7a).


5) Taulukkojen lisääminen

Lisää asiakirjaasi sivunvaihto komennolla CTRL+ENTER tai valikosta Insert - Break/Page break. Lisää uudelle sivulle otsikko "Muita Wordin työkaluja" (tyyli Heading 1) ja tämän alle otsikko "Taulukot" (tyyli Heading 2).

Lisää asiakirjaan lisäämäsi otsikon alle taulukko (Insert - Table; Lisää- Taulukko ), jonka sarakkeiden määräksi valitset 3 ja rivien määräksi 6. Kirjoita siihen alla olevan mallin mukaiset tiedot.

Maa Maatunnus Internet
Suomi FI On
Afganistan AF Ei
Tansania TZ Ei
Kiina CN On
Tanska DK On

Kokeile erilaisia tapoja muotoilla taulukon ulkoasua. Lajittele rivit aakkosjärjestykseen maan mukaan (Table - Sort; Taulukko - Lajittele).


6) Erikoismerkit ja kaavat

Erikoismerkit

Lisää asiakirjan jatkoksi otsikko "Erikoismerkit ja kaavat" (tyyli Heading 2).

Erikoismerkki, jota ei löydy näppäimistöltä, löytyy komennolla Insert - Symbol (Lisää - Merkki).

Eräitä näppäinkomentoja:

euro (€): AltGr + e 
väliviiva: Ctrl + numeerisen näppäimistön miinus (esim. Espoon–Vantaan)

yläindeksi = Ctrl ja + (englanninkielisessä versiossa)

Kun painat näppäinyhdistelmää Ctrl ja +, seuraavat merkit tulevat yläindekseiksi. Kun haluat taas normaaleja merkkejä paina samaa näppäinyhdistelmää uudestaan. Samaan muotoilun voit tehdä myös komennolla Font (Muotoile - Fontti) avautuvassa ikkunassa.

Kirjoita otsikon alle seuraavat rivit:

Copyright-merkki on © (Huom.pitkä viiva)
Aamulämpötila oli +15 °C
E = mc2 (numero yläindeksinä)
H2CO3 (numerot alaindekseinä)

Kaavaeditorin käyttö

Matemaattiset kaavat kirjoitetaan erillisellä apuohjelmalla, joka on sama kaikissa Office-ohjelmissa eli käytettävissä myös Excelissä ja PowerPointissa. Kaavaeditorin käyttö aloitetaan komennolla Insert - Equation tai klikkaamalla työkalurivin kuvaketta.

Syötä kaava valiten sen elementit kaavataulukosta, ja lopeta syöttäminen osoittamalla hiirellä kaava-alueen ulkopuolelle ja napsauttamalla. Kaavataulukon kustakin ruudusta avautuu joukko vaihtoehtoja, ja ne valitaan hiirellä napsauttamalla. Kaava kannattaa syöttää aloittamalla sen pääosista eli esimerkiksi ensin jakoviiva ja sitten sen ylä- ja alapuolella olevat lausekkeet. Merkkien välillä oleva tyhjä valitaan erillisestä valikosta, eikä välilyöntinäppäimellä.

Huom. Edellä esitetyt näppäinkomennot ylä- ja alaindekseille eivät ole voimassa kaavaeditorissa. Jos kirjoitat kaavaeditorilla tekstiä (esim. yksiköitä), joita ei pidä kirjoittaa kursiivilla, voit muuttaa tyylin tekstiksi komennolla Style - Text (Tyyli - Teksti).

Lisää dokumenttiisi harjoitusmielessä seuraavat kaavat.




7) Ylä- ja alatunnisteiden lisääminen

Lisää asiakirjaasi ylä- ja alatunnisteet seuraavasti.

1. Avaa ylä- ja alatunnisteet komennolla Insert - Header and Footer (Lisää - Ylä- ja alatunniste)
2. Lisää ylätunnisteeseen oikeaan reunaan allekkain tekstit:
Tietojenkäsittelyn perusteet
omanimi, ryhmän tunnus
päivämäärä
3. Muuta ylätunnisteen fontiksi Arial ja fontin kooksi 10.
4. Lisää alatunnisteeseen keskelle automaattinen sivunumerointi muodossa: Sivun numero (Sivujen lukumäärä), Page number (Number of pages)

8) Sisällysluettelon lisääminen

Siirry asiakirjan alkuun ja lisää siihen sisällysluettelo. Luettelon lisääminen tapahtuu komennolla References - Table of contents (Viite - Hakemisto ja luettelot). Siirry välilehdelle Table of Contents (Sisällysluettelo) ja valitse luettelon tyypiksi Formal (Virallinen), ks. kuva 10. Tässä ikkunassa voi myös määrittää, mitkä otsikkotasot näytetään sisällysluettelossa (Show levels; Näytä tasot). Oletuksena on yleensä 3, mikä tarkoittaa sitä, että sisällysluettelossa näkyy kolme korkeinta tasoa, eli Heading 1, Heading 2 ja Heading 3.


Kuva 10. Sisällysluettelon lisääminen

Nyt asiakirjasi on lopulta valmis. Kun avaat Internet Explorer -selaimella kuvan, joka on suurempi kuin selaimen ikkuna, selain kutistaa kuvan ikkunan kokoiseksi. Voit muuttaa kuvan takaisin alkuperäisen kokoiseksi kuvassa 11 näkyvällä napilla.

Kuva 11. Kuvan muuttaminen alkuperäisen kokoiseksi Internet Explorer -selaimessa

Tarkista lopuksi oikeinkirjoitus Review Spelling. Palauta tiedosto opettajalle kotisivujesi kautta.


päivitetty 19.11.2010 /jh